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By 2017-10-19

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過去に実際に出題された問題(一部)と解答・解説を掲載しています。

必要とされる資質

急ぎではない仕事の指示の受け方

 秘書A子は新しく就いた上司から,「特に急がないが,このデータを入力しておいてもらいたい」と資料を渡された。見ると量が多く時間がかかりそうである。A子は時間があるときにと思ったのでそのままにしていた。ところが,翌朝上司から「昨日頼んだデータ入力はできたか」と聞かれ「まだです」と答えると,不満そうな顔をされた。今後このようなことをなくすためにA子はどうすればよいか。箇条書きで三つ答えなさい。

解答・解説

1.「急がない」と言われても一応の期限を聞いておく。または,できそうな日を言って上司に確認する。
2.新しい上司の指示の仕方の癖を早く知るように努める。
3.時間がかかりそうな仕事を指示されたときは早めに取り掛かり,中間報告をするようにする。
 [解 説]
 「急がない」と言ったのだから,「できたか」と聞いたことに大した意味はないのであろう。が,上司の指示の仕方にはこのように癖がある。そのことを踏まえた観点からの答えが出ればよい。

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職務知識

上司の不在時の対応について

 営業部長秘書A子は上司の出張中,得意先H社から「先日の契約のことで部長に直接確認したいことがある」という電話を受けた。上司が戻るのは三日後だが,その契約の担当者は在席している。このような場合A子はどのように対応するのがよいか。順を追って箇条書きで答えなさい。

解答・解説

  1.上司は出張中で戻るのは三日後であると言って,戻り次第連絡するということではどうかと尋ねる。
  2.それでは遅いということなら,その契約の担当者は在席しているのでよければ取り次ぐがどうするかと尋ね,よいと言えば取り次ぐ。
  3.上司に直接ということであれば,出張中の上司に連絡を取ってみると言う。そのとき,すぐには連絡できないかもしれないことを承知してもらう。
  4.相手の連絡の取れる時間帯を聞いておく。
[解 説]
 上司は出張中なのだから,上司に直接確認したいといってもすぐにはできないこと。従って,戻りを待つか,待てないなら担当者に取り次ぐなどの次善の策の提案などが答えになる。

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一般知識

略称の正式名称は

 次は略称とその省略されていない用語との組み合わせである。中から不適当と思われるものを選び,その番号を(  )内に答えなさい(番号の若いものから順に書くこと)。
1.FTA = 自由貿易協定
2.IMF = 国際通貨基金
3.WTO = 世界保健機関
4.ODA = 政府開発援助
5.IAEA = 国際原子力機関
6.OECD = 経済協力開発機構
7.OPEC = アジア太平洋経済協力
(       )

解答・解説

 3,7
[解 説]
3.「WTO」は世界貿易機関のこと。世界保健機関はWHOである。
7.「OPEC」は石油輸出国機構のこと。アジア太平洋経済協力はAPECである。

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マナー・接遇

丁寧な言葉に直すと

 次の「  」内の言葉を,山田部長秘書A子が言う丁寧な言葉に直して答えなさい。
1) 上司に,「約束はないが,S社の山本さんが来ています。会いますか」
2) 得意先に,「うちの山田部長が,ぜひ会いたいと言っていますが,都合はどうですか」
3) 飛び込みのセールスに,「そんなことは断るように言われています。悪いが,帰ってもらえませんか」

解答・解説

1) お約束はございませんが,S社の山本様がお見えです。お会いになりますか。
2) 私どもの山田が,ぜひお目に掛かりたいと申しておりますが,ご都合はいかがでしょうか。。。
3) そのようなことはお断りするように申し付かっております。申し訳ございませんが,お引き取り願えませんでしょうか。

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技能

あいさつ状に適切な言葉

 次は社長交代のあいさつ状の一部である。(  )内に入る適切な用語,文を下の解答欄に答えなさい。
( a )初夏のみぎり,ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
 さて,( b ),このたび株式会社ABC商事代表取締役社長を退任いたしました。社長在任中は多年にわたりひとかたならぬ(    c    ),誠にありがたく厚く御礼申し上げます 。今後は,相談役として社業の一端を(   d   ),何とぞ引き続きご支援くださいますようお願い申し上げます。
 なお,後任の代表取締役社長には,田中一郎が就任いたしました。(  e  ),ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
 まずは,略儀ながら書中をもって御礼(   f   )申し上げます。

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  • 。。敬白

    解答・解説

      a 謹啓
      b 私儀・私こと
      c ご厚情を賜り
      d 担う所存でございますので
      e 私同様
      f かたがたごあいさつ

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